Einführung in das EORI-System
Die EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification) ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für alle zollrechtlichen Vorgänge innerhalb der Europäischen Union.
Ohne diese Nummer ist gewerblicher Handel über die Außengrenzen der EU hinweg faktisch unmöglich.
Sie dient der eindeutigen Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten und anderen Personen gegenüber den Zollbehörden in der gesamten EU.
Die Einführung dieses Systems hat die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden erheblich vereinfacht und beschleunigt.
In diesem umfassenden Artikel führen wir Sie detailliert durch den gesamten Prozess der Beantragung, erläutern die rechtlichen Hintergründe und geben praktische Tipps zur Fehlervermeidung.
Jeder Unternehmer, der plant, Waren aus Drittländern zu importieren oder dorthin zu exportieren, muss sich zwingend mit diesem Thema auseinandersetzen, bevor die erste Warensendung auf den Weg gebracht wird.
Wer benötigt eine EORI-Nummer?
Grundsätzlich benötigt jede Person – ob juristisch oder natürlich –, die im Rahmen ihrer gewerblichen Tätigkeit Handlungen vornehmen möchte, die unter das europäische Zollrecht fallen, eine EORI-Nummer.
Dies betrifft in erster Linie Importeure und Exporteure, aber auch Spediteure, Zollagenten und Lagerhalter.
Eine Ausnahme besteht lediglich für Privatpersonen, die Waren für den persönlichen Gebrauch importieren oder exportieren; sie müssen in der Regel keine EORI-Nummer beantragen, es sei denn, die Zollbehörden verlangen dies aufgrund der Häufigkeit oder des Volumens der Sendungen.
Auch Kleingewerbetreibende, die nur gelegentlich importieren, kommen um die Beantragung nicht herum.
Die EORI-Nummer ist auf Lebenszeit des Unternehmens gültig und ändert sich nicht, solange das Unternehmen rechtlich in seiner ursprünglichen Form bestehen bleibt.
Schritt 1: Vorbereitung und Registrierung beim Zoll-Portal
Der Beantragungsprozess in Deutschland wurde in den letzten Jahren stark digitalisiert und läuft mittlerweile zentral über das Bürger- und Geschäftskundenportal (BuG) der Zollverwaltung.
Der erste Schritt besteht darin, sich in diesem Portal ein Benutzerkonto anzulegen.
Hierfür benötigen Sie zwingend ein ELSTER-Zertifikat.
Dieses Zertifikat dient der sicheren Authentifizierung und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen im Namen eines Unternehmens handeln.
Wenn Sie noch kein ELSTER-Zertifikat besitzen, müssen Sie dieses zunächst über das ELSTER-Online-Portal der Finanzverwaltung beantragen.
Dieser Prozess kann einige Tage bis Wochen in Anspruch nehmen, da Zugangsdaten teilweise per Post verschickt werden.
Es ist daher ratsam, diese Vorbereitung rechtzeitig vor dem ersten geplanten Import zu starten.
Schritt 2: Das Antragsformular ausfüllen (Formular 0870a)
Nach der erfolgreichen Registrierung und Anmeldung im BuG-Portal navigieren Sie zum Dienstleistungsbereich für die EORI-Nummer.
Das elektronische Formular 0870a führt Sie schrittweise durch die Abfrage aller relevanten Unternehmensdaten.
Zu den Pflichtangaben gehören der vollständige Firmenname, die Rechtsform, die Adresse des Hauptsitzes, das Gründungsdatum sowie steuerliche Identifikationsnummern wie die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.
).
Es ist von größter Wichtigkeit, dass die eingegebenen Daten exakt mit den Daten im Handelsregister oder der Gewerbeanmeldung übereinstimmen.
Abweichungen, selbst bei der Schreibweise der Adresse, können zu erheblichen Verzögerungen bei der Bearbeitung führen.
Des Weiteren müssen Sie angeben, ob Sie der Veröffentlichung Ihrer EORI-Daten in der EU-weiten Datenbank zustimmen.
Eine Zustimmung ist oft hilfreich, damit Geschäftspartner und Speditionen Ihre Nummer auf Gültigkeit überprüfen können.
Schritt 3: Übermittlung, Bearbeitungszeit und Prüfung
Nachdem alle Daten sorgfältig geprüft wurden, übermitteln Sie den Antrag elektronisch an die Generalzolldirektion in Dresden (Stammdatenmanagement).
Die Bearbeitungszeit ist in der Regel erfreulich kurz und liegt bei elektronischer Beantragung oft zwischen einigen Stunden und wenigen Tagen.
Dennoch sollten Sie in Spitzenzeiten oder bei manuellen Prüfnotwendigkeiten bis zu zwei Wochen einplanen.
Sobald Ihr Antrag genehmigt wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung im Postfach des BuG-Portals.
Die Ihnen zugeteilte EORI-Nummer beginnt für deutsche Unternehmen immer mit dem Ländercode 'DE', gefolgt von einer 15-stelligen Ziffernfolge.
Es wird dringend empfohlen, diese Nummer sofort in Ihre ERP-Systeme, auf Rechnungen und in die Kommunikation mit Ihren Spediteuren zu integrieren.
Häufige Fehler und Tipps für einen reibungslosen Ablauf
Ein häufiger Fehler bei der Beantragung ist das Vergessen der Aktualisierungspflicht.
Wenn sich Ihr Firmenname, Ihre Rechtsform oder Ihre Adresse ändert, müssen Sie diese Änderungen unverzüglich dem Stammdatenmanagement des Zolls mitteilen.
Eine veraltete EORI-Nummer kann dazu führen, dass Ihre Waren beim Zoll festgehalten werden.
Ein weiteres Problem entsteht, wenn Unternehmen versuchen, für jede Niederlassung eine eigene EORI-Nummer zu beantragen.
In Deutschland erhält ein rechtlich selbstständiges Unternehmen grundsätzlich nur eine einzige EORI-Nummer, die für das gesamte Unternehmen gültig ist.
Niederlassungen können über sogenannte Niederlassungsnummern an die Haupt-EORI angehängt werden.
Zusammenfassend ist die Beantragung der EORI-Nummer ein administrativer, aber unkomplizierter Prozess, der mit der richtigen Vorbereitung schnell abgeschlossen ist und das Tor zum weltweiten Handel öffnet.