**「個人情報保護誓約書（Kojin Joho Hogo Seiyakusho）」**とは、業務で取り扱う「個人情報」の保護に特化し、従業員がその取り扱いルールを遵守することを会社に対して約束する書類です。
近年、日本の「個人情報保護法（APPI）」は改正によって規制が強化されています。企業は、顧客・取引先・従業員自身のデータを不適切に取り扱わないよう、厳格な管理体制を求められています。この誓約書は、コンプライアンス（法令遵守）を徹底し、企業の信頼を守るための防波堤となります。
1. 一般的な「機密保持誓約書（NDA）」との違い
多くの企業で取り交わされる「機密保持誓約書」と混同されがちですが、守るべき対象と目的が異なります。
- 機密保持誓約書：
- 主に企業の「営業秘密（トレードシークレット）」を守るのが目的です。
- 対象例：独自のレシピ、プログラムのソースコード、未発表の製品情報、財務データなど。
- 個人情報保護誓約書：
- 個人の「プライバシー（権利）」を守るのが目的です。
- 対象例：氏名、住所、電話番号、クレジットカード情報、健康診断結果など。
特に、人事（HR）、営業、医療・介護といった職種では、センシティブな個人データを日常的に扱うため、この誓約書の締結は必須と言えます。
2. 従業員に求められる義務と禁止事項
この誓約書に署名することで、従業員は主に以下の2点を厳守することを約束します。
① 業務目的外の閲覧・利用の禁止（No "Snooping"）
個人データへのアクセスは、正当な業務上の理由がある場合に限られます。
- 禁止例：
- 顧客リストから有名人の住所を検索する（興味本位の閲覧）。
- 知人や友人の来店履歴や連絡先を勝手に調べる。
- 業務に関係のない同僚の給与データを見る。
- これらは重大なルール違反となり、懲戒処分の対象となることを理解する必要があります。
② 漏洩事故発生時の即時報告
万が一、データの紛失や漏洩が発生した場合、隠蔽せずに直ちに会社へ報告する義務があります。
- よくある事故の例：
- 個人情報が入ったUSBメモリやパソコンを紛失した。
- メールの宛先（To/Cc/Bcc）を間違え、関係のない人に顧客リストを送ってしまった（誤送信）。
日本では、こうした「うっかりミス」や「内部不正」による情報漏洩が、企業の社会的信用を失墜させる大きなスキャンダルに発展するケースが後を絶ちません。この誓約書は、そうしたリスクを未然に防ぎ、万が一の際の責任の所在を明確にするために不可欠なものです。