解雇予告通知書は、会社（使用者）が従業員（労働者）を解雇する際に、事前にその旨を通知するための書類です。日本の労働基準法第20条では、使用者が労働者を解雇しようとする場合、少なくとも30日前に予告するか、または30日分以上の平均賃金（解雇予告手当）を支払わなければならないと定められています。この通知書は、その「30日前の予告」を証明する重要な文書となります。口頭での解雇通告も法的には有効ですが、「言った・言わない」のトラブルを避け、解雇の事実と日付を明確にするために、書面で通知することが強く推奨されます。また、労働者が再就職活動を行うための準備期間を確保するという意味合いもあります。
通知書の内容と法的要件
この通知書には、解雇する従業員の氏名、解雇日（雇用契約が終了する日）、そして解雇の理由を明記する必要があります。特に解雇理由については、後々の紛争（不当解雇の訴えなど）を防ぐために、就業規則のどの条項に基づいているのか、どのような事実があったのかを具体的かつ客観的に記載することが重要です。例えば、「勤務態度の不良」とする場合でも、具体的な遅刻回数や指導内容などを記録に基づき記載することが望ましいでしょう。ただし、解雇予告通知書の段階では簡潔な理由の記載に留め、詳細な理由は別途「解雇理由証明書」で求められた場合に交付することもあります。
また、解雇予告は、労働者が業務上の負傷や疾病による休業期間中およびその後30日間、または産前産後の休業期間中およびその後30日間は行うことができません（解雇制限期間）。これらの期間に該当しないことを確認した上で通知を行う必要があります。天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となった場合や、労働者の責に帰すべき事由に基づいて解雇する場合（所轄労働基準監督署長の認定が必要）は、解雇予告の例外として即時解雇が認められることもありますが、基本的には解雇予告通知書の発行が必要となるケースが大半です。
このテンプレートは、労働基準法の要件を満たす標準的なフォーマットを提供します。会社名、代表者名、解雇日、解雇理由を入力するだけで、法的効力を持つ通知書を作成できます。従業員に手渡す際は、受領印をもらうか、配達証明付き郵便で送付することで、通知が到達したことを確実に証明できるようにしましょう。この書類は、企業のリスク管理と、従業員への誠実な対応の両面において不可欠なツールです。
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