処分の受諾と紛争防止の役割
この文書の第一の目的は、懲戒処分の対象となった従業員本人が、自身の行った違反行為の事実関係を全面的に認め、会社が下した処分内容に異議を唱えずに従うことを法的に確定させる点にあります。日本では、労働者保護の観点から懲戒処分の有効性が裁判で争われるケースが少なくありません。そのため、本人が「処分に納得して署名した」という証拠を残すことは、後日「処分が不当に重すぎる」「事実はなかった」といった言った言わないのトラブルや訴訟リスクを大幅に低減させる効果があります。

再発防止への強いコミットメント
文書内では、単に過去の過ちを認めるだけでなく、将来に向けた行動変容を強く促します。具体的には、「就業規則および法令を遵守すること」「二度と同様の過ちを繰り返さないこと」を誓うとともに、万が一再び同様の違反行為を行った場合には、「懲戒解雇を含む、より重い処分を受けても一切の異議申し立てを行わない」という条項に同意させることが一般的です。これにより、会社は規律維持の姿勢を明確にし、本人に対しては「次は後がない」という事の重大さを認識させ、更生を促すための教育的指導の最終段階として機能させます。