تهدف هذه الوثيقة إلى إثبات تسليم الموظف لأصول أوراقه الشخصية والمهنية إلى إدارة الموارد البشرية بالشركة، وهو إجراء ضروري لاستكمال ملف الخدمة وضمان جدية التوظيف. يوفر هذا الإقرار حماية متبادلة؛ فهو يضمن للشركة حيازة المستندات اللازمة للتأمينات الاجتماعية والجهات الرقابية، ويضمن للموظف حقاً قانونياً ثابتاً في استرداد هذه الأصول عند انتهاء علاقة العمل.
المستندات التي يشملها الإقرار
يتضمن الإقرار حصراً دقيقاً لكافة الأوراق المسلمة، والتي تشمل عادةً أصل شهادة المؤهل الدراسي، شهادة المعاملة العسكرية (أصل شهادة الجيش للذكور)، صحيفة الحالة الجنائية (الفيش) موجهة باسم الشركة وتكون حديثة الإصدار، كعب العمل المستخرج من مكتب العمل التابع له محل سكن الموظف، شهادة الميلاد المميكنة، وصور شخصية. كما قد يشمل شهادات الخبرة السابقة والدورات التدريبية. كتابة هذه التفاصيل بدقة تمنع أي نزاع مستقبلي حول فقدان أي مستند، حيث تصبح الشركة بموجب هذا التوقيع هي الحارس القانوني على هذه الأوراق والمسؤولة عن ردها بحالتها عند طلبها أو عند الاستقالة.
الأهمية القانونية والإجرائية
من الناحية القانونية، يلزم قانون العمل المصري صاحب العمل برد كافة المستندات التي أودعها العامل لديه فور انتهاء عقد العمل. وجود هذا الإقرار الموقع من مفوض الشركة يسهل مأمورية الموظف في المطالبة بحقوقه في حال تماطلت الإدارة في التسليم. إدارياً، يساعد هذا النموذج في تنظيم ملفات الموظفين (Personal Files) وتسهيل مراجعات مكتب العمل والتأمينات، حيث تعد هذه المستندات جزءاً من التزام المنشأة القانوني. كما يجب التأكد من أن الإقرار يحتوي على تاريخ الاستلام وتوقيع المستلم المعتمد بختم الشركة لضمان الحجية القانونية الكاملة أمام القضاء العمالي في حال حدوث أي خلاف.