على الرغم من أن نموذج "جهة الاتصال في حالات الطوارئ" (Emergency Contact Form) قد يبدو إجراءً إدارياً بسيطاً، إلا أنه يُعد واحداً من أخطر المستندات في ملف السلامة والصحة المهنية للموظف.

الغرض من هذا النموذج هو تزويد صاحب العمل ببيانات شخص موثوق (أحد أفراد العائلة المقربين) يمكن التواصل معه فوراً في حال تعرض الموظف لحادث مفاجئ أثناء العمل، أو إصابته بوعكة صحية شديدة تفقده الوعي أو القدرة على التصرف.

متى يتم استخدام هذه البيانات؟

تستخدم إدارة الموارد البشرية أو السلامة المهنية هذه البيانات في سيناريوهات حرجة للغاية، مثل:

• نقل الموظف إلى المستشفى في حالة غيبوبة أو إصابة عمل جسيمة، حيث يحتاج الأطباء إلى موافقة من ولي الأمر أو قريب من الدرجة الأولى لإجراء جراحات عاجلة.
• حالات الكوارث الطبيعية أو الحرائق داخل المبنى للاطمئنان على سلامة الموظف إذا لم يتم العثور عليه في نقاط التجمع.
• حالات الوفاة المفاجئة (لا قدر الله) لترتيب الإجراءات وتسليم المستحقات.

معايير اختيار جهة الاتصال:

يجب على الموظف عند ملء هذا النموذج مراعاة الآتي:

1. القرب الجغرافي والصلة: يفضل اختيار شخص يقيم في نفس المدينة، وتكون صلة القرابة قوية (زوج/زوجة، أب، أخ) لضمان سرعة الاستجابة والقدرة القانونية على اتخاذ القرارات.
2. توافر الهاتف: التأكد من أن الرقم المسجل متاح دائماً ويعمل، ويفضل وضع رقم بديل إن أمكن.
3. العلم المسبق: يجب إبلاغ الشخص المذكور بأنه قد تم وضعه كجهة اتصال للطوارئ حتى لا يتفاجأ باتصال من الشركة في أوقات حرجة.

المسؤولية القانونية وتحديث البيانات:

يُخلي هذا الإقرار مسؤولية الشركة جزئياً من الناحية القانونية فيما يتعلق بمن يتم إبلاغه.

فإذا لم يقم الموظف بتحديث البيانات (مثلاً بعد الطلاق، أو وفاة الوالد الذي كان مسجلاً كجهة اتصال)، قد تجد الشركة نفسها عاجزة عن التصرف، مما قد يعرض حياة الموظف للخطر.

لذلك، يُنصح بمراجعة هذا النموذج سنوياً أو عند حدوث تغييرات جوهرية في الحالة الاجتماعية للموظف.