تُستخدم هذه الرسالة الرسمية من قبل الجمعيات المحلية المعتمدة، النوادي الرياضية، اللجان الثقافية، أو منظمي الفعاليات المرخصين لدعوة السلطات المحلية (مثل الوالي، رئيس الدائرة، رئيس البلدية، مدراء القطاعات التنفيذية) أو الشخصيات العامة والوجهاء لحضور نشاط أو تظاهرة معينة.
يعتبر حضور المسؤولين دعماً معنوياً كبيراً للنشاط وإضفاءً للشرعية والرسمية عليه.
نصائح لإعداد الدعوة
- الرسمية: يجب أن تكون الدعوة رسمية، أنيقة، ومكتوبة بأسلوب لائق يحترم البروتوكول الإداري.
- المحتوى: يجب أن تتضمن بوضوح اسم الهيئة المنظمة، طبيعة النشاط، التاريخ، التوقيت، والمكان.
- التوقيت: يُفضل إرسال الدعوة وإيداعها لدى أمانة المسؤول قبل موعد النشاط بأسبوع على الأقل لتمكين المسؤول من برمجة الحضور.
كما يمكن إرفاق برنامج النشاط المفصل مع الدعوة لإعطاء صورة واضحة وشاملة عن الحدث وتشجيع المسؤول على الحضور.
2743