Ela é emitida pelo síndico ou pela administradora e atesta que a unidade (apartamento ou casa) está em dia com todas as suas obrigações financeiras até a data da emissão.
Este documento é obrigatório em processos de compra e venda de imóveis. A lei brasileira estabelece que as dívidas de condomínio são propter rem, ou seja, "aderem à coisa". Isso significa que, se você comprar um apartamento com dívida, a dívida passa a ser sua, mesmo que tenha sido feita pelo dono anterior. Por isso, nenhum cartório ou banco aceita escriturar ou financiar um imóvel sem essa declaração negativa de débitos.
Além da venda, essa declaração é fundamental para que o condômino possa exercer seu direito de voto nas assembleias. O Código Civil impede o voto de condôminos inadimplentes. Portanto, em dia de eleição de síndico, ter esse papel em mãos pode ser a garantia do seu direito de participação.
O modelo deve identificar a unidade, o proprietário e o período quitado. Deve ser assinado por quem tem poderes de representação do condomínio (síndico com mandato ativo ou administradora autorizada).